Sommaire
Commission de Qualité et d’Agréation Manuel pour les Audits Internes
Procédure : FEBEX – Com K&A/Q&A – 001
Edition : 2.0
Date : 26/10/2016
Audit Interne des Systèmes de Processus
Fonction | Nom | Signature / Date |
|
Voorbereid door | Commissie K&A FEBEX | ir. Marc Goorden – KRID | |
Herzien en goedgekeurd door |
Commissie K&A FEBEX | Voorzitter Com K&A FEBEX Carl F.R. De Ridder |
|
Geautoriseerd door |
FEBEX | Voorzitter Joost Beke |
Historiek
Editie | Datum | Beschrijving van de Wijziging | Opgemaakt door |
1.0 | 10/07/2015 | Deze eerste FEBEX editie is gebaseerd op
|
ir. Marc Goorden |
2.0 | 26.10.2016 | Aanpassingen “Commissie Kwaliteit en Aanvaarding” – “CK&A” |
Définitions
Audit :
Auditeren omvat het uitvoeren van een onderzoek naar een proces of organisatie.
Een operationele of proces audit richt zich op het onderzoek naar de opzet en werking van beheersmaatregelen en het controleren van de naleving van richtlijnen en procedures zoals die door de organisatie zijn opgesteld.
Om deze naleving te controleren worden auditors aangesteld, die in naam van het Bestuur controleren of de regels worden opgevolgd.
Bij een audit wordt gebruik gemaakt van een richtlijn om te bepalen hoe je de beheersing moet inrichten.
Interne audits zijn een middel om de correcte implementatie, toepassing, doeltreffendheid en de goede werking van de processystemen te evalueren met het oog op een continue verbetering.
De uitkomsten van een audit worden in een rapport vastgelegd.
Doel :
Het doel van deze procedure is het beschrijven van de activiteiten en verantwoordelijkheden m.b.t. het plannen en uitvoeren van interne audits om vast te stellen of de systemen
– voldoen aan de eisen vastgelegd door FEBEX
– doeltreffend zijn geïmplementeerd en onderhouden
Het is de bedoeling dat FEBEX hierdoor het niveau van de leden van haar Leden Verenigingen kan garanderen.
Toepassing :
Deze procedure is van toepassing op het uitvoeren van interne audits bij de betrokken Leden Verenigingen van FEBEX, binnen de voorgeschreven beheerssystemen bij FEBEX.
Legende :
RvB : Raad van Bestuur FEBEX
CK&A: Commissie Kwaliteit en Aanvaarding
VLV: Verantwoordelijke Leden Verenigingen
Responsabilités
RVB | CK&A | Auditor | VLV | |
Auditplanning | autoriseren | opstellen | ||
Audit | inplannen voorbereiden uitvoeren |
info ter beschikking stelling van de auditor | ||
Corrective acties | definiëren acties | |||
Auditrapport
Checklijst actiepunten |
beheren & presenteren aan RVB | opstellen ondertekenenversturen naar=> VLV=> CK&A |
goedkeuren |
Mode d'emploi / Schéma
Auditplanning
Op basis van de 3-jaar auditplanning stelt de CK&A jaarlijks een interne auditplanning op en legt deze voor aan de RvB FEBEX ter autorisatie.
De geplande interne audits op de auditjaarplanning worden geïdentificeerd door een identificatienummer (jaar van de auditplanning en volgnummer).
Deze planning houdt rekening met de status en het belang van de te auditeren processen evenals met de resultaten van vorige audits.
De CK&A verdeelt de goedgekeurde auditjaarplanning tevens aan de respectievelijke verantwoordelijke van de Leden Verenigingen
Voorbereiding
Vóór de uitvoering van de interne audit spreekt de auditor met de verantwoordelijke van de Leden Verenigingen een exacte datum af waarop de audit zal plaatsvinden.
De auditor bereidt de audit voor aan de hand van een audit checklijst waarop hij de punten en vragen vermeldt die hij tijdens de interne audit wil behandelen.
Uitvoering
De interne audit vindt plaats op de afgesproken datum.
De audits worden uitgevoerd door twee intern gekwalificeerde auditoren.
De audit checklijst wordt hierbij als leidraad gebruikt.
Tijdens de audit worden ook de openstaande actiepunten naar aanleiding van de vorige interne audits overlopen en geëvalueerd.
Na afloop van de audit worden de resultaten en vaststellingen (non-conformiteit, aanbevelingen) door de auditor(en)meegedeeld aan de geauditeerden.
De geauditeerden leggen de nodige correctieve acties vast.
Rapportage/evaluatie/communicatie
De auditor stelt een auditrapport op en registreert dit rapport onder het toegekende identificatienummer in de database ‘interne audits’.
Dit auditrapport omvat tevens de audit checklijst en de niet–conformiteit en aanbevelingen met bijhorende correctieve acties en de termijn waarbinnen de maatregelen dienen uitgevoerd te zijn.
De auditor ondertekent het auditrapport en overhandigt het aan de betrokken verantwoordelijke van de Leden Verenigingen ter finale goedkeuring.
Het goedgekeurde auditrapport (pdf) wordt door de interne auditor verstuurd naar de betrokken verantwoordelijke van de Leden Verenigingen en de CK&A.
De CK&A bewaart de auditrapporten in de database evenals de ondertekende hard copy.
Hij presenteert de resultaten van de interne audits aan de RvB tijdens de Algemene Vergadering van FEBEX.
Acties naar aanleiding van de audit
1. Correctieve maatregelen
In overeenstemming met het geformuleerde beleid van FEBEX dienen de Leden Verenigingen te bewerkstelligen dat onvolkomenheden zich niet herhalen.
Alle afwijkingen worden geïnventariseerd en geanalyseerd.
Adequate corrigerende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van heroptreden van deze tekortkomingen. De betrokken processen worden bijgevolg als dusdanig verbeterd.
De corrigerende maatregelen worden door de Leden Verenigingen geregistreerd, opgevolgd en geëvalueerd naar doeltreffendheid volgens de geldende procedure.
De CK&A ontvangt hierbij een overzicht van de corrigerende maatregelen.
2.Preventieve maatregelen
In overeenstemming met het geformuleerde beleid van FEBEX dienen de Leden Verenigingen te bewerkstelligen dat er preventief wordt opgetreden zodat potentiële tekortkomingen kunnen worden vermeden.
Door het bestuderen van diverse informatiebronnen, zoals verbeteringsvoorstellen van de eigen leden, interne processen, auditverslagen, registraties, bemerkingen … kunnen mogelijke oorzaken, die kunnen leiden tot tekortkomingen, preventief worden opgespoord.
Na analyse dient men doeltreffende preventieve maatregelen in te voeren om deze potentiële oorzaken uit te schakelen.
Registraties
Auditplanning
Rapporten/audit checklijsten van interne audits
Database ‘nterne audits’
Database ‘actiepunten’
INPUT | PROCES FLOW | OUTPUT |
3- jaar auditplanning | Opstellen audit jaarplanning | Audit jaarplanning |
Autorisatie Auditjaarplanning | ||
Geautoriseerde Audit jaarplanning | Informeren VLV | |
Afspreken van exacte datum audit met VLV | ||
Openstaande actiepunten | Voorbereiden van de audit | Audit checklijst |
Audit checklijst | Uitvoeren audit | |
Terugkoppelen auditresultaten aan VLV | ||
Definiëren correctieve acties | ||
Data base “interne audits” | Opstellen auditrapport auditresultaten correctieve acties |
|
Ondertekenen auditrapport | Goed te keuren auditrapport | |
Versturen naar VLV voor goedkeuring | ||
Ondertekenen auditrapport ter goedkeuring | Goedgekeurd auditrapport | |
Goedgekeurd auditrapport | Verdeling naar VLV en CK&A | |
Beheer auditrapport | ||
Presenteren resultaten interne audits aan RvB FEBEX |
Auditeurs : Définitions et Critères
Lijst van Auditors : alle leden van Commissie Kwaliteit en Aanvaarding
Criteria kwalificatie interne auditor
- Minimum 1 jaar lid van FEBEX – Commissie Kwaliteit en Aanvaarding en 3 jaar lid bij één van de Lede
- Opleiding “Interne auditor “ te hebben gevolgd ingericht door FEBEX of bij een door FEBEX erkende organisatie
- Het uitvoeren van de audit gebeurt door minimum 2 interne auditoren waarvan 1 hoofdauditor
Checklist
Nr | Vereisten | Omschrijving | Overeen
stemmend? |
Bemerkingen |
1 | Aanvaardingsprocedure | Wat zijn de voorwaarden? – basisopleiding? – beroepservaring? – Peterschap? Proces van aanvaarding? – voordracht? – procedure? | ||
2 | Organisatie | Organisatie en structuur – aanvaardingscommissie – klachten- en geschillencommissie – Audit ? Planning? – Commissie kwaliteit – Communicatie | ||
3 | Documentatie Proces | Waar zijn de procedures beschreven? – Statuten? – Regelement inwendige orde? – Huishoudelijk reglement? – Ethische code? Deontologie? | ||
4 | Ledenlijst | Bestaat er een openbare ledenlijst? Onder welke vorm? | ||
5 | Voorwaarden ledenlijst gerechtsdeskundigen | Wat zijn de extra voorwaarden om als gerechtsdeskundige opgenomen te worden in de ledenlijst? – Diploma? – ervaring? – Dossiers/jaar? – Cursus? – Interview ? | ||
6 | Controle | Hoe wordt dit nagegaan? Is er een opvolging? Gerechtsdeskundigheid / specialiteit? | ||
7 | Opvolging | bestaat er een opvolgingsprocedure? inzake gerechtsdeskundigheid? specialiteit? | ||
8 | Permanente Vorming en Bijscholing | Hoe wordt de opleiding beoordeeld? bijkomende vorming? bestaat er een puntensysteem? welk? Minimum 32 punten? Periodiciteit? | ||
9 | Besluitvorming | Hoe is de evaluatie en besluitvorming geregeld? Wat zijn de gevolgen? |