Algemeen

Commissie Kwaliteit en Aanvaarding -Handleiding voor Interne Audits

Procedure : FEBEX – Com K&A/Q&A – 001
Editie : 2.0
Datum : 26/10/2016

Interne Audits van Processystemen

Functie Naam Handtekening / Datum
Voorbereid door Commissie K&A FEBEX ir. Marc Goorden – KRID
Herzien en goedgekeurd door
Commissie K&A FEBEX Voorzitter Com K&A FEBEX
Carl F.R. De Ridder
Geautoriseerd door 
FEBEX Voorzitter Joost Beke

 

Historiek

Editie Datum Beschrijving van de Wijziging Opgemaakt door
1.0 10/07/2015 Deze eerste FEBEX editie is gebaseerd op

  1. FEBEX – aanvaardingsprocedure voor nieuwe leden
  2. de enquête m.b.t. de gebruikte interne procedure voor de aanvaarding van nieuwe leden bij de Leden Verenigingen – Oktober 2013
  3. Organisatie “EEEI-EGLE” : de Europese organisatie gesteund door de EU voor het opstellen van een EU-wetgeving aangaande “gerechtsdeskundigen”
  4. Aanvaardingsprocedure voor nieuwe leden bij de Leden Verenigingen
ir. Marc Goorden
2.0 26.10.2016 Aanpassingen “Commissie Kwaliteit en Aanvaarding” – “CK&A”

Verantwoordelijkheden

RVB CK&A Auditor VLV
Auditplanning autoriseren opstellen
Audit inplannen
voorbereiden
uitvoeren
info ter beschikking stelling van de auditor
Corrective acties definiëren acties
Auditrapport

Checklijst actiepunten

beheren & presenteren aan RVB opstellen
ondertekenenversturen naar=> VLV=> CK&A
goedkeuren

Werkwijze/stroomschema

Auditplanning

Op basis van de 3-jaar auditplanning stelt de CK&A jaarlijks een interne auditplanning op en legt deze voor aan de RvB FEBEX ter autorisatie.

De geplande interne audits op de auditjaarplanning worden geïdentificeerd door een identificatienummer (jaar van de auditplanning en volgnummer).

Deze planning houdt rekening met de status en het belang van de te auditeren processen evenals met de resultaten van vorige audits.

De CK&A verdeelt de goedgekeurde auditjaarplanning tevens aan de respectievelijke verantwoordelijke van de Leden Verenigingen

Voorbereiding

Vóór de uitvoering van de interne audit spreekt de auditor met de verantwoordelijke van de Leden Verenigingen een exacte datum af waarop de audit zal plaatsvinden.

De auditor bereidt de audit voor aan de hand van een audit checklijst waarop hij de punten en vragen vermeldt die hij tijdens de interne audit wil behandelen.

Uitvoering

De interne audit vindt plaats op de afgesproken datum.

De audits worden uitgevoerd door twee intern gekwalificeerde auditoren.

De audit checklijst wordt hierbij als leidraad gebruikt.

Tijdens de audit worden ook de openstaande actiepunten naar aanleiding van de vorige interne audits overlopen en geëvalueerd.

Na afloop van de audit worden de resultaten en vaststellingen (non-conformiteit, aanbevelingen) door de auditor(en)meegedeeld aan de geauditeerden.

De geauditeerden leggen de nodige correctieve acties vast.

Rapportage/evaluatie/communicatie

De auditor stelt een auditrapport op en registreert dit rapport onder het toegekende identificatienummer in de database ‘interne audits’.

Dit auditrapport omvat tevens de audit checklijst en de niet–conformiteit en aanbevelingen met bijhorende correctieve acties en de termijn waarbinnen de maatregelen dienen uitgevoerd te zijn.

De auditor ondertekent het auditrapport en overhandigt het aan de betrokken verantwoordelijke van de Leden Verenigingen ter finale goedkeuring.

Het goedgekeurde auditrapport (pdf) wordt door de interne auditor verstuurd naar de betrokken verantwoordelijke van de Leden Verenigingen en de CK&A.

De CK&A bewaart de auditrapporten in de database evenals de ondertekende hard copy.

Hij presenteert de resultaten van de interne audits aan de RvB tijdens de Algemene Vergadering van FEBEX.

Acties naar aanleiding van de audit

1. Correctieve maatregelen

In overeenstemming met het geformuleerde beleid van FEBEX dienen de Leden Verenigingen te bewerkstelligen dat onvolkomenheden zich niet herhalen.
Alle afwijkingen worden geïnventariseerd en geanalyseerd.
Adequate corrigerende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van heroptreden van deze tekortkomingen. De betrokken processen worden bijgevolg als dusdanig verbeterd.
De corrigerende maatregelen worden door de Leden Verenigingen geregistreerd, opgevolgd en geëvalueerd naar doeltreffendheid volgens de geldende procedure.
De CK&A ontvangt hierbij een overzicht van de corrigerende maatregelen.

2.Preventieve maatregelen

In overeenstemming met het geformuleerde beleid van FEBEX dienen de Leden Verenigingen te bewerkstelligen dat er preventief wordt opgetreden zodat potentiële tekortkomingen kunnen worden vermeden.
Door het bestuderen van diverse informatiebronnen, zoals verbeteringsvoorstellen van de eigen leden, interne processen, auditverslagen, registraties, bemerkingen … kunnen mogelijke oorzaken, die kunnen leiden tot tekortkomingen, preventief worden opgespoord.
Na analyse dient men doeltreffende preventieve maatregelen in te voeren om deze potentiële oorzaken uit te schakelen.

Registraties

Auditplanning
Rapporten/audit checklijsten van interne audits
Database ‘nterne audits’
Database ‘actiepunten’

INPUT PROCES FLOW OUTPUT
3- jaar auditplanning Opstellen audit jaarplanning Audit jaarplanning
Autorisatie Auditjaarplanning
Geautoriseerde Audit jaarplanning Informeren VLV
Afspreken van exacte datum audit met VLV
Openstaande actiepunten Voorbereiden van de audit Audit checklijst
Audit checklijst Uitvoeren audit
Terugkoppelen auditresultaten aan VLV
Definiëren correctieve acties
Data base “interne audits” Opstellen auditrapport
auditresultaten
correctieve acties
Ondertekenen auditrapport Goed te keuren auditrapport
Versturen naar VLV voor goedkeuring
Ondertekenen auditrapport ter goedkeuring Goedgekeurd auditrapport
Goedgekeurd auditrapport Verdeling naar VLV en CK&A
Beheer auditrapport
Presenteren resultaten interne audits aan RvB FEBEX

Auditors/Definities en Criteria

Lijst van Auditors : alle leden van Commissie Kwaliteit en Aanvaarding

Criteria kwalificatie interne auditor

  • Minimum 1 jaar lid van FEBEX – Commissie Kwaliteit en Aanvaarding en 3 jaar lid bij één van de Lede
  • Opleiding “Interne auditor “ te hebben gevolgd ingericht door FEBEX of bij een door FEBEX erkende organisatie
  • Het uitvoeren van de audit gebeurt door minimum 2 interne auditoren waarvan 1 hoofdauditor

Definities en Objectieven

Audit :

Auditeren omvat het uitvoeren van een onderzoek naar een proces of organisatie.

Een operationele of proces audit richt zich op het onderzoek naar de opzet en werking van beheersmaatregelen en het controleren van de naleving van richtlijnen en procedures zoals die door de organisatie zijn opgesteld.

Om deze naleving te controleren worden auditors aangesteld, die in naam van het Bestuur controleren of de regels worden opgevolgd.

Bij een audit wordt gebruik gemaakt van een richtlijn om te bepalen hoe je de beheersing moet inrichten.

Interne audits zijn een middel om de correcte implementatie, toepassing, doeltreffendheid en de goede werking van de processystemen te evalueren met het oog op een continue verbetering.

De uitkomsten van een audit worden in een rapport vastgelegd.

Doel :

Het doel van deze procedure is het beschrijven van de activiteiten en verantwoordelijkheden m.b.t. het plannen en uitvoeren van interne audits om vast te stellen of de systemen

–     voldoen aan de eisen vastgelegd door FEBEX

–     doeltreffend zijn geïmplementeerd en onderhouden

Het is de bedoeling dat FEBEX hierdoor het niveau van de leden van haar Leden Verenigingen kan garanderen.

Toepassing :

Deze procedure is van toepassing op het uitvoeren van interne audits bij de betrokken Leden Verenigingen van FEBEX, binnen de voorgeschreven beheerssystemen bij FEBEX.

Legende :

RvB : Raad van Bestuur FEBEX

CK&A: Commissie Kwaliteit en Aanvaarding

VLV: Verantwoordelijke Leden Verenigingen

Checklijst

Nr Vereisten Omschrijving Overeen

stemmend?

Bemerkingen
1 Aanvaardingsprocedure Wat zijn de voorwaarden? – basisopleiding? – beroepservaring? – Peterschap? Proces van aanvaarding? – voordracht? – procedure?
2 Organisatie Organisatie en structuur – aanvaardingscommissie – klachten- en geschillencommissie – Audit ? Planning? – Commissie kwaliteit – Communicatie
3 Documentatie Proces Waar zijn de procedures beschreven? – Statuten? – Regelement inwendige orde? – Huishoudelijk reglement? – Ethische code? Deontologie?
4 Ledenlijst Bestaat er een openbare ledenlijst? Onder welke vorm?
5 Voorwaarden ledenlijst gerechtsdeskundigen Wat zijn de extra voorwaarden om als gerechtsdeskundige opgenomen te worden in de ledenlijst? – Diploma? – ervaring? – Dossiers/jaar? – Cursus? – Interview ?
6 Controle Hoe wordt dit nagegaan? Is er een opvolging? Gerechtsdeskundigheid / specialiteit?
7 Opvolging bestaat er een opvolgingsprocedure? inzake gerechtsdeskundigheid? specialiteit?
8 Permanente Vorming en Bijscholing Hoe wordt de opleiding beoordeeld? bijkomende vorming? bestaat er een puntensysteem? welk? Minimum 32 punten? Periodiciteit?
9 Besluitvorming Hoe is de evaluatie en besluitvorming geregeld? Wat zijn de gevolgen?