Auditplanning

Op basis van de 3-jaar auditplanning stelt de CK&A jaarlijks een interne auditplanning op en legt deze voor aan de RvB FEBEX ter autorisatie.

De geplande interne audits op de auditjaarplanning worden geïdentificeerd door een identificatienummer (jaar van de auditplanning en volgnummer).

Deze planning houdt rekening met de status en het belang van de te auditeren processen evenals met de resultaten van vorige audits.

De CK&A verdeelt de goedgekeurde auditjaarplanning tevens aan de respectievelijke verantwoordelijke van de Leden Verenigingen

Voorbereiding

Vóór de uitvoering van de interne audit spreekt de auditor met de verantwoordelijke van de Leden Verenigingen een exacte datum af waarop de audit zal plaatsvinden.

De auditor bereidt de audit voor aan de hand van een audit checklijst waarop hij de punten en vragen vermeldt die hij tijdens de interne audit wil behandelen.

Uitvoering

De interne audit vindt plaats op de afgesproken datum.

De audits worden uitgevoerd door twee intern gekwalificeerde auditoren.

De audit checklijst wordt hierbij als leidraad gebruikt.

Tijdens de audit worden ook de openstaande actiepunten naar aanleiding van de vorige interne audits overlopen en geëvalueerd.

Na afloop van de audit worden de resultaten en vaststellingen (non-conformiteit, aanbevelingen) door de auditor(en)meegedeeld aan de geauditeerden.

De geauditeerden leggen de nodige correctieve acties vast.

Rapportage/evaluatie/communicatie

De auditor stelt een auditrapport op en registreert dit rapport onder het toegekende identificatienummer in de database ‘interne audits’.

Dit auditrapport omvat tevens de audit checklijst en de niet–conformiteit en aanbevelingen met bijhorende correctieve acties en de termijn waarbinnen de maatregelen dienen uitgevoerd te zijn.

De auditor ondertekent het auditrapport en overhandigt het aan de betrokken verantwoordelijke van de Leden Verenigingen ter finale goedkeuring.

Het goedgekeurde auditrapport (pdf) wordt door de interne auditor verstuurd naar de betrokken verantwoordelijke van de Leden Verenigingen en de CK&A.

De CK&A bewaart de auditrapporten in de database evenals de ondertekende hard copy.

Hij presenteert de resultaten van de interne audits aan de RvB tijdens de Algemene Vergadering van FEBEX.

Acties naar aanleiding van de audit

1. Correctieve maatregelen

In overeenstemming met het geformuleerde beleid van FEBEX dienen de Leden Verenigingen te bewerkstelligen dat onvolkomenheden zich niet herhalen.
Alle afwijkingen worden geïnventariseerd en geanalyseerd.
Adequate corrigerende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van heroptreden van deze tekortkomingen. De betrokken processen worden bijgevolg als dusdanig verbeterd.
De corrigerende maatregelen worden door de Leden Verenigingen geregistreerd, opgevolgd en geëvalueerd naar doeltreffendheid volgens de geldende procedure.
De CK&A ontvangt hierbij een overzicht van de corrigerende maatregelen.

2.Preventieve maatregelen

In overeenstemming met het geformuleerde beleid van FEBEX dienen de Leden Verenigingen te bewerkstelligen dat er preventief wordt opgetreden zodat potentiële tekortkomingen kunnen worden vermeden.
Door het bestuderen van diverse informatiebronnen, zoals verbeteringsvoorstellen van de eigen leden, interne processen, auditverslagen, registraties, bemerkingen … kunnen mogelijke oorzaken, die kunnen leiden tot tekortkomingen, preventief worden opgespoord.
Na analyse dient men doeltreffende preventieve maatregelen in te voeren om deze potentiële oorzaken uit te schakelen.

Registraties

Auditplanning
Rapporten/audit checklijsten van interne audits
Database ‘nterne audits’
Database ‘actiepunten’